2011-7-25  TWM




資誠聯合會計師事務所執行長張明輝,曾經因貪睡半小時而差點開車開到睡著,讓一天的工作從痛苦中開始。

三十五歲以後,他以「早起」取得工作主導權,不但自創表單管理工作行程,還把新聞分三種、會議分兩種,就是要讓自己不當愈忙愈亂、卻愈亂愈窮的「窮忙族」!

撰文‧林讓均

晚上八點,車子剛離開煩囂的台北市信義區,沿著快速道路緩緩駛入木柵,資誠聯合會計師事務所執行長張明輝,這才感受到夏夜裡的一絲涼爽!趁著到家前,他打起精神在腦內飛快轉過一輪今天發生的大小事情,同時整理出明天的待辦事項與工作順序。

下班,對別人來說是一天的結束,恨不得早早將腦袋關機。但五十二歲的張明輝每天下班時,必定在回家的路上花上半小時,不只為今日事做整理,還順便勾勒出隔天的工作概況,等於為即將發生的事情提前暖身。所以對他來說,下班,其實是一天的開始!

「資誠」名列國內四大會計師事務所之一,上班時間是比一般公司早的「上午八點半」,而全公司最早來的,往往是有早起習慣的所長薛明玲與執行長張明輝。例如張明輝就風雨無阻,每天都早半小時、八點就到公司。

有效率!

以表格分類待辦事項緩急

張明輝每天到公司的第一件事,就是先看國內兩份主要的財經報紙。「看報紙要有方法,我半小時就能看完報紙,而且做完分類!」張明輝說,報紙上的訊息分為三 個層次:第一種看過標題就好;第二種是需要讀完整篇報導,了解來龍去脈的;第三種則最重要,不只要讀完報導,還得請祕書剪報,分發給相關人員進行研究。例 如二○一三年就要正式上路、影響金融業界甚巨的IFRS(國際會計準則),就屬於第三種。

看完報紙,張明輝會將前一晚整理好的待辦事項,逐一填入自創的表單當中,並依照「緊急、不緊急」、「重要、不重要」的原則,來設定優先順序。

這些A4大小、記載得密密麻麻的工作表單,仔細一看會發現其實只簡單區分為三欄,分別是以英文填寫的「issues」(待辦事項)、「deadline」 (到期日)與「remarks」(備註意見)。「備註意見」這欄主要是標明負責人與事件進度,一旦處理完就整列畫掉。

「以表單來管理工作,是我從『法櫃奇兵』系列電影中學來的!」張明輝笑說,男主角印地安納.瓊斯的爸爸說他從來不用腦袋記東西,因為所有事情都鉅細靡遺記載在隨身冊子中。

自從三十多歲從電影中得到啟發以來,張明輝一直保有這個以自製表單來管理工作的習慣,近年還衍生為兩份工作表單,一份是張明輝的個人工作行程,另一份則交由祕書管理公司交辦事項。

雖然一天至少須開三個會、上班時間被會議瓜分,但講求效率如張明輝,連會議安排都藏有時間管理的邏輯。早上的時間通常保留給公司內部開工作會議,這時開的 會叫作「宣導型會議」,主要是會商一些已有具體執行方向的工作事項,這種會議往往是凝聚共識、不需要太多討論,所以可在一個小時內結束。

另一種會議,則是需要大量腦力激盪的「開放型會議」。張明輝說這種不超過六個人的會議,經常從天馬行空的討論開始,所以開會時間要夠長。他會把這種會議安排在工作告一段落的傍晚時間,或者乾脆選在氣氛輕鬆的周六上午。

有紀律!

開車險出車禍讓他決心早起除了以上述方法盡可能地管理上班時間,張明輝為了避免一天從忙亂開始,還寧願當起早鳥一族,早晨六點半以前一定起床。但他不是天生就起得早的人,也曾因貪睡而讓上班節奏大亂。

他是在三十五歲之後,才學會以「早起」來管理上班時間。當時他剛出掌中壢分所,但因住在台北,每天須駕車奔波於中壢與台北之間,加上那時只有中山高,堵車堵得嚴重,一趟車程往往要一個半至兩小時。

「剛開始我常常開車開到『天黑』,覺得怎麼愈開眼前愈黑,原來是太累了,差點開到睡著啦!」張明輝說當時八點半上班,想說七點從台北出發就可以,但因遇上 交通尖峰期,別說趕不及上班時間,還差點發生車禍。一陣子的疲於奔命之後,他發現癥結就在不夠早起,因此決定提早到六點起床、六點半出門,沒想到一切節奏 就順了起來。

「現代人經常忙而亂,也就愈忙愈窮!其實可以透過時間管理來讓自己從容一點!」張明輝說,他每天一起床就轉開收音機,一邊聽新聞,一邊盥洗、著裝,然後帶著狗在社區公園中跑一圈,還有時間吃完早餐才出門。

早起,對張明輝而言是管理工作時間的第一步,因為有效率,一天至少可以省下兩小時的工作時間,一個月下來就多掙得了四十小時。他說,要養成「早起」這個習慣不難,「紀律」二字而已。

張明輝

出生:1959年

現職:資誠聯合會計師事務所執行長經歷:全國會計師公會理事、中原大學會計系兼任講師學歷:美國德州大學奧斯汀分校會計碩士早鳥時間管理法 1.早半小時到公司。2.報紙新聞分三類閱讀。3.自創表單管理一天行程、會議分類。


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