2012-5-30  TWM




Evernote大受歡迎,反映出一個重要趨勢,即資訊爆炸時代,大家對於數位筆記工具的強烈需求。

數位行事曆成為隨身的私人小祕書;運用網路簡訊開會,也可以大幅減少實體會議的頻率,究竟數位筆記工具還可以如何提升工作效率?

撰文‧燕珍宜

隨著智慧型手機等行動上網裝置愈來愈成熟、普及,行動數位筆記工具也愈來愈普遍。免費雲端行動數位筆記工具Evernote,短時間內暴紅,全球使用人數倍速成長到三千六百萬人,連介紹如何使用Evernote的工具書,都成為排行榜暢銷書。

Evernote的受歡迎,透露一個重要趨勢,即資訊爆炸時代,大家對於數位筆記工具的強烈需求。

《Evernote超效率數位筆記術》的作者黃鐘毅說明,Evenote的最大特點,是讓使用者可以「跨平台」記筆記,亦即當你在智慧型手機記筆記時,筆記資料會立刻同步傳到電腦或平板電腦。

Evernote不只記錄文字,還可以記錄聲音、影像,為了滿足各式各樣的筆記需求,Evernote進而推出美食筆記本(Evernote Food)與人脈筆記本(Evernot Hello)。

手機簡訊交辦工作 互動性佳又即時除了專用程式外,隨身的手機就是最方便、簡單的數位筆記,同時管理台隆手創館、機車事業台鈴工業,以及代理高爾夫球具等產業性質迥異的台隆 工業董事長黃教漳,就很享受行動數位筆記工具所帶來的便利性。重視時效的他,現在都用手機訊息的方式親自記錄每天的行程,不假手祕書。

黃教漳表示,以前事情還沒那麼多的時候,還可以寫紙本筆記,後來因為事情愈來愈繁雜,並被要求快速回應時,他就開始利用行動數位工具來記筆記。

現在黃教漳都是用手機簡訊與同仁、主管做最即時的溝通互動,無論是交辦事項、鼓勵、支持同仁,都是透過簡訊,e-mail對他來說,都嫌太慢。「簡訊有一 半打電話的感覺,比e-mail有感情。」職場進入高效運轉的「多工時代」,任何人手邊隨時可能都有五件待辦事項、三個小型專案、一個大型計畫等。如何做 好行事曆筆記,也是提升競爭力的重要關鍵。

上班族常用的Google或Outlook都具有數位行事曆的功能,智慧型手機更讓數位行事曆成為隨身的私人小祕書,數位行事曆不但可以敲定會議、安排行程,更貼心的是,它還設有提醒功能。

網路趨勢專家、也是網路行銷公司米斯特六總經理劉威麟(Mr. 6)就將Google雲端行事曆(Google Calendar)的功能發揮到最極致,「它就像私人小祕書,幫你管理、安排所有工作,無論你人在哪裡,數位小祕書都會定時提醒你,接下來該做什麼了。」 劉威麟解釋,「它不只幫我安排工作內容,我還會利用它提醒我去買肥皂,或是提醒我要看某本書等等。」數位行事曆的共享功能,還可以讓你看到同事或客戶的行 事曆,依此選擇對方的「空閒時間」,就能直接發出會議邀請。

網路簡訊溝通決策 減六成實體會議此外,每個人開會常做的會議筆記,現在也可以透過數位工具來搞定。雄獅旅遊副總經理陳憲祥說明,早在兩年前,他們公司就開始嘗試使用網路簡訊軟體WhatsApp(簡稱WA)或LINE,來進行「數位」開會、討論、溝通、決策等。

「現在LINE的討論群組,可以高達兩三百人,因此,有時候一些簡單的會議,就不必大費周章集結各路人馬,直接透過LINE討論、並達成決策,還可以立刻擁有完整的會議紀錄。」陳憲祥表示。

「透過網路簡訊工具,我們幾乎減少了約百分之六十的實體臨時會議,大幅提高工作效率。」陳憲祥興奮地說道。只是一個簡單的網路簡訊工具,卻讓台灣最大的旅行社大幅改善開會效率,也讓會議筆記變得更即時完整,提升會議的品質。

雄獅旅遊甚至因此制定數位筆記管理規則,每位員工對於WA或是LINE上的訊息,都要做到「速讀、速回、速決」。

英雄所見略同,但又更上一層樓的是風尚數位科技(Fashion Guide)自行開發的工作管理數位工具,不僅包含會議筆記,還有工作筆記。

凡工作過必留下痕跡 考核績效最公平原本每位員工都有一本自己的工作筆記,記載、安排自己的工作內容與進度。風尚數位科技創辦人及董事長謝攸升表示,員工的工作是否能順利、準 時完成,是公司或主管最在乎的事情。因此,謝攸升利用數位工具,「幫員工設計一套最佳的工作平台,員工只要在此數位平台上記錄,就可以達到最高效率的工 作。」「我自己的工作也都是靠這套系統在管理,我做了哪些工作、工作的時程、工作相關資料,全部都記錄在上面。」謝攸升解釋,當任何一位員工的進度落後 時,這套數位工作平台還會發出提醒通知,以掌控進度。

謝攸升說,「凡工作過的,都必留下痕跡」,每位員工的工作項目、進度、工作相關的報告、資料,透過此平台,都記錄得清清楚楚,做到最即時、公開、公平的反映。

「更重要的是,我們對員工的績效考核,就可以根據這些最真實的資訊。」謝攸升開玩笑地表示,從此員工不必再「巴結」主管,而能真正做到靠自己出頭天。

各式各樣的行動數位筆記,連上雲端就能隨時隨地運用,提高工作效率,上班族不妨好好利用,讓自己的競爭力更提升。

讓你效率加倍!

8大行動數位筆記軟體

軟體名稱 下載平台 價格 雲端儲存功能 優點

Evernote

電腦、手機或其他行動裝置 免費 無論記錄文字、錄音或影像,都簡單、易上手,可整合智慧型手機與電腦,走到哪裡,記到哪裡。

Google

Calendar

電腦、手機或其他行動裝置 免費 攜帶式行事曆,可在不同平台自由存取,甚至還能安排別人的行事曆。

Awesome

Note

iPhone、iPod touch及iPad 3.99美元 有行事曆、日記和塗鴉便條等筆記形式,可設定密碼保全文件。

OneNote

電腦、手機或其他行動裝置 免費 搜尋功能可讓使用者快速找到需要的資訊,還能與其他人共同使用筆記本。

UPAD

iPad 4.99美元 輸入多樣化,提供手繪、鍵盤輸入、局部放大書寫、插入圖片等功能。

Note Taker

HD

iPad 4.99美元 似UPAD,能將筆記輸出成PDF檔,筆跡顯示擬真程度優,且筆觸可任意換色。

WhatsApp

手機 付費,不同平台訂價不一 可夾帶影片、錄音檔、郵寄或備份對話紀錄,收訊較好,可與電話簿好友同步。

LINE

電腦、手機或其他行動裝置 免費 與WhatsApp類似,可語音通話,也可於PC下載使用,擁有卡通表情圖案。

整理:陳兆芬