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第一次做會議主持,你該怎麼辦?想當年Peggy第一次被要求主持一個小型組內討論會時還頗為忐忑,瘋狂的查閱了各種關於會議主持的資料,臨場卻發 現自己什麼也記不住,要麼陷入不知該說些什麼的尷尬地步,要麼就是過於緊張導致語速過快自己都快聽不懂自己在說些什麼了。有沒有什麼簡單易懂、容易操作的 會議主持「傻瓜手冊」呢?現在Peggy總結了會議主持最關鍵的三大動作,看看是不是夠通俗易懂、易於操作呢?

(問對網/圖)

我們首先應該瞭解一下會議主持工作的目的。通常會議主持人是會議當中最為重要的角色,其存在的意義在於確保會議或者討論依議程進行,不偏離主題、達 成既定目標、同時儘可能的讓更多的與會者參與進來為頭腦風暴貢獻一份力量,而不是將會議變成少數人演講的主場。從中我們可以讀出,會議主持最關鍵的三部曲 應該包括:

一、 控制時間

為什麼把時間控制放在第一位?原因很簡單,你是不是也參加過無數號稱一個小時能夠結束、實際上卻可能拖了整個下午的會議?即便會議的內容再吸引人, 如果不能照顧到與會者的時間安排,也可能變成讓人厭煩的活動。做好時間控制,就需要在會議之前做好詳細的會議進程規劃,細緻合理的安排每一項活動的時間。 在會議進行當中,主持人應當隨時提醒與會人員,尤其是發言人員的時間限制,如有必要可以適當打斷其發言(例如,「你說的很好,讓我們再聽聽其他人的意 見」)。如果會議的確出現了無法按照進程進行的意外,例如討論到某個重要話題,之前並未發覺有深入探討的必要,這時則應噹噹即徵求所有與會人員的意見,考 慮另外安排時間再行討論,或者就此問題繼續討論,其他議程中的事項順延或者再行安排討論。

二、 協調人員

要確保與會人員的積極參與,首先應當在會議之前進行充分溝通,例如將會議需要的相關資料及時送達與會人員,並且確保需要發言的與會人員都做了相應的準備工作。會議進行當中,主持人應當注意觀察,學會運用語言和肢體語言(例如眼神、小手勢等)鼓勵與會人員積極發言。

三、 總結成果

會議結束前通常應該預留幾分鐘時間用於總結,確保與會人員對所達成的共識沒有異議,並應在會議結束48小時之內發送會議記錄,進一步強調和鞏固會議成果。不要小看了這個動作,這相當於合同當中的簽字蓋章環節,如果沒有了這一步,僅僅草擬了合同又有什麼用呢?

當然,當好會議主持肯定遠不止這些,但Peggy希望這三部曲能夠幫你成功拿下你生命中的「第一次」。至於如何修煉到更高境界,你有什麼好的經驗,不妨也說出來一同分享吧!